갑작스레 찾아온 코로나19는 우리 삶의 많은 부분을 바꿔놓고 있다. 그중 가장 대표적인 것이 원격근무다. 사무실에서 사무실이 아닌 곳으로 단지 환경만 바뀌었을 뿐인데, 우리가 체감하는 변화는 작지 않다. 그런데 이 변화는 일시적인 것이 아니다. 많은 전문가들은 바이러스의 종말 여부와 무관하게 원격근무가 앞으로 새로운 업무 형태로 자리 잡을 것으로 보고 있다. 그렇다면 우리는 무엇을 어떻게 준비 혹은 대비해야 하는 것일까. 국내외 많은 원격근무 경험자들이 이야기하는 ‘팁’을 긁어모아 정리해봤다. 이른바 ‘원격근무 10계명’이다.

 

1. 필요 이상으로 커뮤니케이션하라
원격근무 하의 소통은 음성 혹은 화상을 기반으로 이뤄진다. 전화나 컴퓨터 화면을 통해 의견을 주고받고, 때로는 토론을 벌여야 한다. 당연히 대면에 비해서는 의사소통의 빈틈이 생길 수밖에 없다. 서로의 의도 혹은 전달사항이 제대로 오가지 못하면 그것이 쌓여 나중에 커다란 문제로 이어질 수 있다.

“두 번 세 번 이야기하거나 듣는 건 상호 피로감이 남긴 합니다. 하지만 업무의 정확성을 높이려면 그게 최고죠. 그리고 여러 번 하다 보면 곧 익숙해지더라고요.”(한유화, 이랜드 상품기획MD)

2. 오버액션을 생활화하라
커뮤니케이션을 반복하는 것만큼이나 중요한 건 의사 전달을 정확히 하는 것이다. 교신의 기본은 음성으로 하되, 화상을 통한 이점도 극대화할 필요가 있다. 특히 현재 사용되고 있는 여러 도구들은 인터넷 속도와 연결 컨디션 등에 따라 심심치 않게 단절이 일어나곤 한다. 상대방에게 음성을 전달할 때 화상을 이용해 동작을 함께 보여주는 것은 이 같은 상황에서 위력을 발휘한다.

“평소처럼 ‘네’라고 대답할 때 머리 위로 동그라미를 그린다거나 ‘아니오’일 경우 X자를 그리면 직관적으로 의사를 전달할 수 있죠. 복잡한 것을 설명할 때도 제스처를 적극 활용하면 오류를 줄일 수 있습니다.”(권순우, 그람컴퍼니 대표)

 

3. 무엇이든 좋은 뜻으로 생각하라
비대면 의사소통은 아무리 좋은 툴을 사용하고 최선을 다한다 해도 오해의 가능성을 제로로 만들기는 어렵다. 위의 계명처럼 두 번 세 번 커뮤니케이션하고 동작을 크게 한다 해도 전달이 쉽지 않을 수 있고, 지적이나 시정 요구가 오갈 때는 자칫 기분이 상하는 일도 벌어진다. 상대방의 의사를 곡해하거나 필요 이상으로 깊게 받아들이는 대신 좋은 취지로 여기는 것도 때때로 필요하다.

“평소처럼 말했을 뿐인데 상대 쪽에서 불쾌하게 느끼거나 과도하게 낙심하는 경우도 종종 목격됩니다. 반대의 상황도 그렇고요. 가장 중요한 것은 취지를 이해하는 동시에 나쁜 뜻이 아니라고 생각해야 하는 것 같아요. 어쨌든 모두의 목적은 일이 잘 진행되게끔 하는 것이니까요.”(정인혜, 퓨처플레이 리드)

4. 메시지보다는 화상통화를 사용하라
원격근무를 하다보면 온라인 메시지 사용의 빈도가 높아진다. 평소 입으로 말할 내용들도 텍스트를 통해 전달하게 되고, 이는 상대방이 상급자 등 조금 껄끄럽거나 아니면 전달할 내용이 부담스러울 경우 더욱 그러한 경향을 보인다. 하지만 원격근무의 관건은 정확한 의사소통 그리고 불필요한 오해의 최소화다. 조금 번거롭더라도 화상통화를 생활화하는 것이 좋다.

“화상을 통한 대면을 부담스러워하는 사람들이 의외로 많습니다. 실제로 툴을 켜고 준비하는 과정도 번거롭고요. 그렇지만 텍스트로만 전달하기 어려운 부분들이 분명히 존재합니다. 우리가 평소에 ‘만나서 이야기하자’고 했던 것은 다 이유가 있어서입니다.”(송지은, 변호사)

 

5. 의사결정 방식을 나노 단위로 정하라
일반적으로 업무를 할 때는 그때그때 만나 논의하여 진행하던 것과 다르게 원하는 시기에 원하는 수준의 논의가 어려운 경우가 발생한다. 그렇기에 일반 업무 때와 유사한 수준의 의사결정 하에 일이 진행되는 경우 업무 결과물이 엉뚱하게 도출되는 경우가 발생한다.

“10이라는 일을 진행하는데 있어 1 단위로 의사결정을 해야만 하는 상황이 피곤하기는 하지만, 엉뚱한 방향으로 일이 진행돼 다시 손을 보거나 처음부터 해야 하는 것보다는 낫습니다. 하지만 모든 의사결정 과정이 온라인상에 남아있고, 이것이 전체 구성원에게 공유됨으로 인해 업무의 최종 완성도도 더욱 높아져 앞으로 적극적으로 활용할 생각입니다.”(이남우, KIST 연구원)

6. 사무실과 비슷한 환경과 시간을 구축하라
원격근무는 사무실에서의 근무와 분명 다르고 그에 알맞는 방법론이 존재한다. 하지만 원격근무가 처음이거나 도입 초기라면, 너무 과도한 변화는 능률을 떨어뜨릴 수 있다. 점진적인 변화를 통해 서서히 옮아가는 것이 바람직하다. 이를 위해 가장 좋은 방법은 종전에 일하던 방식과 환경을 최대한 비슷하게 만드는 것이다.

“원격근무도 출근과 퇴근시간, 점심시간은 똑같이 존재합니다. 아무도 보지 않는다고 이걸 무시하면 일의 리듬이 망가질 수밖에 없죠. 업무 현황도 수시로 공유하고 스스로 거듭 확인해야 하고요. 어쩌면 사무실 근무보다 더 신경을 써야 한다는 생각도 듭니다.”(이영재, 위캠 이사)

7. 적절한 수준에서 산책하고 운동하라
원격근무는 일견 자유도가 높은 것처럼 보이지만 엄연히 업무이기에 나름의 피로도가 존재한다. 물리적 이동이 상대적으로 적지만 오히려 나른함이 높아지기도 한다. 그렇기에 업무 도중 일부러라도 분위기를 환기하고 몸을 움직일 필요가 있다.

“한 공간에 꼼짝 않고 일을 하다보면 회사에 있을 때보다 컨디션이 더 떨어질 때도 있는 것 같아요. 상대적으로 한가한 시간을 정해놓고 산책을 다녀오거나 간단한 운동을 하면 리프레시가 되고 기분도 상쾌하게 만들 수 있습니다. 업무공백이 정 걱정되면 스마트폰으로 화상통화를 하면서 집 주변을 걷는 것도 추천합니다.”(김동욱, 서울시청년활동지원센터 기획팀)

 

8. 백색소음을 준비하라
여러 사람이 함께 일하는 사무실에서는 다양한 소음이 존재한다. 키보드 두드리는 소리부터 문서 출력하는 소리, 누군가의 통화 소리 등등 여러 소리가 섞여 적당한 소음이 항상 공간을 채우고 있다. 반대로 원격근무는 나 혼자 내는 소음밖에 없는 경우가 많다. 갑작스런 적막은 생경함을 불러오고, 이는 업무 효율에 지장을 주기도 한다. 그래서 일에 지장을 주지 않을 정도의 익숙한 ‘인공 소음’이 도움이 될 수 있다.

“너무 고요한 공간보다 적당히 소음이 있을 때가 업무에 대한 집중을 높여주는 것 같아요. 그래서 일부러 카페를 찾거나, 혼자 있을 땐 유튜브를 통해 백색소음 동영상을 켜놓기도 하죠.”(김민주, 디테일러 대표)

9. 식사시간 미팅을 피하라
많은 직장인들은 점심시간을 이용해 거래처 미팅을 하거나 간단한 부서 회의를 겸하는 경우가 많다. 업무시간 중에 따로 시간을 내지 않아도 자연스럽게 가벼운 업무를 해결할 수 있기 때문이다. 그러나 이는 외식이기 때문에 가능한 부분이다. 내가 마련해서 식사하고 나중에 치우기까지 해야 하는 원격근무와는 다르다.

“밖에서라면 이미 준비된 음식을 먹고 커피를 마시면서 이야기를 나눌 수 있지만 집에 있다면 이야기가 다르죠. 미팅은 화상으로 편한 시간에 하고 식사시간에는 식사에만 집중하는 것이 좋습니다.”(이선율, 스포츠서울 기자)

10. 일의 능률에 집착하지 마라
평소 과도한 업무량이 시달리던 사람이라면 원격근무 시 편안함보다는 불안감을 느낄 가능성이 높다. 내가 일을 제대로 하고 있는지, 충분히 하고 있는지에 대한 불안이다. 하지만 사무실에서 소소한 수다와 커피·흡연 등으로 인해 소모하는 시간을 감안하면 원격근무는 훨씬 더 많은 일을 하고 있는 셈이다.

“원격근무가 능률이 떨어질 수 있다는 사실을 받아들이고 현실적인 업무 계획에 따라 일을 수행할 필요가 있습니다. 스스로 운용할 수 있는 시간이 늘어나기 때문에 이를 활용해서 능률이 떨진 만큼을 채우면 되죠. 여기에 익숙해지면 노하우가 쌓이면서 능률은 금방 끌어올릴 수 있습니다.”(강재상, 알렉스넷 대표)