우리는 소싯적에 ‘수학의 정석’ 혹은 ‘개념원리 수학’을 닳고 닳도록 읽고 풀었더랬다. 거기서 얻은 지식으로 대학에 갔더니 ‘원론’, ‘개론’, ‘입문’ 따위의 수업들이 우리를 기다리고 있었다. 이렇듯 어떤 학문이나 분야에서 ‘기본’은 항상 처음에 접하게 되는 대상이자 끝까지 중요하게 작용하는 존재다.

스타트업의 비즈니스 역시 마찬가지다. 사람들은 스타트업의 스케일업(scale-up)이나 거액의 투자 유치에 주목하지만, 그 기저에는 단단하게 축적된 ‘기초 내공’이 반드시 존재한다. 비즈니스의 성패는 기본적이고 사소한 것 하나에서 결정된다.

 

┃스마트워크 시대의 도래, 그리고 우리의 무기

‘스타트업 직무역량 강화 프로그램’의 두 번째 강연은 알리페이와 머니락커 출신의 마케팅 전문가 이주영 ICB PM이 맡았다.

그는 최근 비즈니스 현장의 트렌드로 자리 잡은 스마트워크에 대한 설명으로 강연을 시작했다. 스마트워크는 시공간에 구애받지 않고 언제 어디서나 일할 수 있는 업무 형태를 말한다. 인터넷과 통신 기술의 발전 속에 굳이 사무실에 출근하지 않아도 되고, 직장이 아닌 직업을 선택하는 세상이 도래하면서 꽃피기 시작한 시스템이다.

“갈수록 공간의 임대료와 시간의 효용성이 높아지면서 시공간적 비용을 줄이기 위한 움직임이 이뤄지고 있어요. 창업 붐이 일면서 다양한 직업군이 등장한 것도 주요 배경이죠. 시간적 주도권을 쥐고 싶은 사람들이 만들어낸 문화라고 봅니다.”(이주영 PM)

출퇴근이라는 전통적인 개념을 깨고 언제 어디서든 자유롭게 일한다는 방식은 일면 효율적으로 다가오지만, 타고나길 게으르고 나태한 인간의 본성을 극복할 수 있겠냐는 회의론도 없는 것은 아니다.

이에 이 PM은 구체적인 목표 설정을 통해 효율성 높은 스마트워크를 구현할 수 있다고 강조한다. 목표는 항상 구체적이고 명확해야 하고(Specific), 목표는 정량화되고 측정 가능해야 하며(Measurable), 달성 가능한 목표를 세워야 한다(Achievable). 아울러 도달 가능한 현실적인 목표를 세우고(Realistic), 모든 목표는 시간을 염두에 두는 것(Time-related)이다.

 

스마트워크를 위한 여러 가지 툴(tool)에 대한 설명도 이어졌다. 구글 드라이브(Google Drive)는 기능적으로 무난해 보편적으로 사용된다. 하지만 중국 등 일부 국가에선 사용이 어렵다는 특징이 있어, 이 경우엔 원드라이브(One Drive)를 추천한다. 트렐로(Trello)는 소규모 프로젝트에 적합하며, 개인 일정 관리에는 분더리스트(Wunderlist)가 사용하기 좋다.

채팅 도구로는 팀 협업에 좋은 슬랙(Slack) 혹은 팀스(Teams), 오픈소스 모바일 메신저인 텔레그램(Telegram), 토스랩에서 개발한 잔디(Jandi) 등이 있다.

이들을 조합해서 사용하는 방법으로 각 도구가 가진 빈틈을 보완할 수도 있다. 이를테면 팀내 공지나 이슈사항 공유에는 트렐로, 개인별 업무내역 관리와 스케줄 관리는 크롬 확장 프로그램인 엘레강트(Elegantt), 산출물을 공유하고 공동으로 활용하는 문서 작업에는 원드라이브를 사용하는 식이다.

 

┃잘 보낸 이메일 하나, 열 미팅 안 부럽다

이메일은 비즈니스의 기본 중 기본으로 꼽힌다. 중요한 문서와 파일 등이 이메일을 통해 오가며, 이는 메신저와 비교해 더 무게감을 지닌다. 하지만 적잖은 실무자들이 이메일 사용의 기본기가 부족하다는 지적을 듣곤 한다.

실제로 이메일을 주고받다 보면 간혹 ‘연락드렸던 XXX입니다’, ‘OOO에 대해 문의드립니다’ 등의 제목을 발견할 수 있다. 매우 잘못된 방법이다. 이 PM에 따르면 제목은 이메일의 얼굴과도 같다. 소개팅에서 인상이 좋지 못하면 그 뒤의 것들은 제대로 어필되기 어렵다. 이메일 역시 내용이 아무리 좋아도 제목이 엉망이면 담당자는 물론이고 회사 전체의 신뢰도에 좋지 못한 영향을 끼친다.

제목에는 소속과 용건만 간단히 기재하는 것이 기본이다. ‘[회사명] OOO 결제 수수료 관련 문의의 건’ 정도면 알맞다.

이메일 안에 들어갈 내용은 두괄식으로 구성하는 것이 좋다. 용건을 간결한 문장으로 축약해 우선 서술한 뒤, 부차적 설명을 덧붙이면 된다. 과도한 기교를 부리는 것은 지양하고, 용건과 현재 이슈 사항을 한눈에 알 수 있도록 가장 중요한 내용은 인사말 바로 다음에 기재한다. 어쩔 수 없이 긴 내용이라면 보는 이의 집중도를 높이기 위해 볼드체나 밑줄을 사용하면 된다.

첨부파일은 적을수록 좋다. 파일을 여는 것도 상대방 입장에서는 ‘일’이기 때문. 꼭 필요한 것만 첨부하고, 파일이 여러 개라면 파일명에 규칙을 정하는 것이 좋다. 이미지는 5장이 넘어가는 경우 압축하도록 한다. 만약 맥북(Mac Book) 계열의 PC 사용자라면 파일명이 깨지는 경우가 있기 때문에 별도의 프로그램 이용해야 한다.

 

CC(참조)와 BCC(숨은참조)의 활용법도 중요하다. 이메일은 용건과 직접적으로 연관이 있어 반드시 읽어야 하는 사람이 우선 대상이다. 여기에 CC는 필요시 업무상 개입이 필요한 사람에게, BCC는 프로젝트 최고 담당자 보고 혹은 불특정 다수 발송의 경우 사용한다.

"이메일을 포함해 모든 문서는 작성자가 아닌 받는 사람을 기준으로 작성돼야 합니다. 자신만 알고 있는 기준과 용어는 피해야 합니다. 업무별 데드라인 전에 중간보고를 통해 방향성을 재차 확인하는 것도 중요합니다. 아무리 완벽하게 준비해도 상급자 눈에는 항상 부족함이 보이기 마련이거든요. 내 기준에서의 퀄리티보단 산출물 자체의 방향성이 훨씬 중요한 가치라는 걸 잊지 마시기 바랍니다."(이주영 PM)

 

┃성공을 부르는 비즈니스 에티켓

에티켓의 사전적 의미는 ‘지켜야 할 예절이나 예법’이다. 어기면 처벌을 받게 되는 법 같은 것은 아니다. 하지만 타인을 배려하는 에티켓은 지킬수록 빛이 나고, 특히 비즈니스 영역에서는 자신의 가치까지 끌어올릴 수 있는 중요한 덕목이다.

이 PM이 가장 먼저 강조한 것은 전화 에티켓이다. 공동으로 쓰는 사무실에서 전화는 가급적 세 번 이상 울리기 전에 받는 것이 좋다. 담당자 부재중에 전화가 온다면 신속히 당겨 받고 소속·성함·번호·용무를 꼼꼼하게 메모해 전달해야 한다. 통화를 마칠 때는 상급자 혹은 걸어온 사람이 먼저 끊기를 기다리는 것이 에티켓이다. 반대로 내가 전화를 걸었을 경우엔 소속과 이름을 밝힌 뒤 통화 가능 여부를 반드시 먼저 확인해야 한다.

직장 내 호칭의 구분도 에티켓의 하나다. ‘직위’는 직무에 따라 규정되는 사회적·행정적 위치를 말한다. 사원·대리·과장 등이 여기에 해당한다. 직무상의 책임으로 구분하는 것은 ‘직책’이다. 팀장·본부장·파트장 등을 떠올리면 된다. 그렇다면 ‘직급’은 무엇일까. 과장 3호봉, 대리 4호봉 등 직무의 등급을 의미한다. 이는 “김OO씨는 차장(직위) 2호봉(직급)이고 전략기획실장(직책)을 맡고 있습니다”라는 문장으로 이해할 수 있다.

 

첫 미팅에서 주고받는 명함에도 에티켓이 있다. 명함 교환의 타이밍은 보통 악수 이후로 하되, 서열이 낮은 사람 혹은 방문한 사람이 먼저 건네는 것이 예의다. 명함은 두 손으로 받아야 하지만 동시에 주고받을 때는 오른손을 사용하면 된다.

“명함을 건넬 때는 텍스트를 상대방이 보는 방향으로 하고, 소속·직위·이름을 간단히 소개하는 것이 좋습니다. 받은 후엔 곧바로 내려놓지 말고 최소 3초 이상 손에 들고 내용을 살펴보도록 하고요. 상대가 해외 기업 소속이거나 외국어 명함일 경우 발음하기 어려운 단어 등은 그 자리에서 즉시 물어보세요. 몰랐다가 나중에 실수하는 게 더 부끄러운 일이니까요.”(이주영 PM)